淮安市建设工程档案编制验收报送工作规程
来源:规划建设处 发布时间:2011-12-31 17:57:00

淮安市建设工程档案编制验收报送工作规程
          (2007年5月8日淮建办[2007]68号文印发)

                      第一章  总    则

    一、为规范本市建设工程档案的编制、验收和报送工作,根据《城市建设档案管理规定》、《江苏省城建档案管理办法》、《淮安市城建档案管理实施细则》等相关法律、法规和规范性文件以及《建设工程文件归档整理规范》等标准,结合我市实际制定本规程。
    二、在本市行政区域范围内的各项新建、改建、扩建和重要部位维修的建设工程档案的编制、验收及报送工作应当按照本规程执行。
    三、本规程所指的建设工程是指本城市规划区内的公用设施、交通运输、工业建筑、民用建筑、名胜古迹、园林绿化、环境保护、人防、军事、水利、防灾等建设工程。
本规程所指的建设工程档案是指建设工程建设活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子数据等各种载体的文件材料。包括工程前期准备阶段文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件、竣工测量资料、声像资料以及相关的管线竣工测量资料等。
    四、本市或县(区)城建档案管理机构负责相应的市或县(区)建设工程档案的编制、验收及报送的管理工作。

         第二章  建设工程档案编制验收报送工作程序

    一、  凡新建、改建、扩建的各类建设工程均实行建设工程档案登记制度。建设单位在领取建设工程规划许可证的同时,向当地城建档案管理机构进行工程档案登记,签订《江苏省建设工程档案报送责任书》。
    二、建设单位在工程建设过程中接受城建档案管理机构对工程文件归档、立卷工作的监督、检查和指导,严格管理,按照建设工程竣工档案的归档内容和整理要求,及时收集、整理建设工程从立项到竣工全过程中形成的文件材料,确保建设工程档案完整、准确、规范。
    三、建设单位在组织工程竣工验收前十五日内,必须提请当地城建档案管理机构对工程档案进行专项验收。
城建档案管理机构在接到申请后五个工作日内,对建设工程档案进行检查验收。验收合格的,由城建档案管理机构在三个工作日内出具《江苏省建设工程档案专项验收意见书》。验收不合格的,由建设单位按要求限期整改,重新组织验收。
    四、建设单位在竣工验收后三个月内,应当向城建档案管理机构报送一套符合规定要求的建设工程档案。
    符合要求的,由城建档案管理机构出具《建设工程档案接收证明书》,加盖由省建设行政主管部门统一制作的城市建设档案接收专用章。
    凡建设工程档案不齐全的,报送单位应当按城建档案管理机构要求的期限和内容进行补测、补绘后报送。
    五、建设工程停建、缓建的,其建设工程档案由建设单位负责保管;单位撤销的,其建设工程档案应当向上级主管部门或当地城建档案管理机构移交。

                   第三章  建设单位职责

    在建设工程文件材料的收集、整理、立卷、验收、移交工作中,建设单位应履行下列职责:
    一、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等问题提出明确要求。
    二、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件,并进行立卷归档。
    三、负责组织监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作;也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
    四、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。
    五、在组织工程竣工验收前,应提请城建档案管理机构对工程档案进行专项验收;验收不合格的,不得组织工程竣工验收。
    六、对列入城建档案馆(室)接收范围的工程,工程竣工验收后三个月内,向城建档案馆(室)报送一套按规定归档、按标准整理符合要求的工程档案。

                 第四章  归档文件质量要求

    一、归档文件材料应该包括从建设项目立项开始,直到工程竣工所形成的符合归档内容、有价值的建设工程文件材料。(详见附件1:建筑工程文件材料归档内容和排列顺序)
    二、向城建档案馆(室)报送的档案材料应为原件。
工程档案必须同时向其它部门移交报送,其归档材料与城建档案馆收集的归档内容发生冲突的,原件由城建档案馆(室)保存。城建档案馆(室)提供档案文件材料原件的复制件,并加盖城建档案馆(室)证明专用章,效力等同于原件。
    三、归档文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规定。
    四、归档文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。
    五、归档文件的材质与书写材料必须有利于长期保存,不得使用易退色的书写材料,如:红色墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
    六、归档文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章、手续完备。
    七、竣工图的制作要符合国家规范要求,并加盖“竣工图”标志章。
    (一)工程施工过程中,完全按图施工,无变动者,可在原施工图上加盖“竣工图”标志章。
    (二)在施工过程中有一般性设计变动,能在原施工图上修改补充,且不影响图面质量的,可用碳素墨水笔对变更部位进行扛改或划改。修改时应当注明变更依据及内容。在修改过的施工图上加盖“竣工图”标志章。
    (三)凡是工程项目改变施工图结构、工艺平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应按国家有关规范重新绘制竣工图,加盖“竣工图”标志章。

                  第五章  档案整理的基本要求

    一、立卷的原则、方法和卷内文件排列
    (一)立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,立卷方便、简捷,便于保管和利用。
    (二)一个项目建设工程由多个单位工程组成时,项目级综合文件材料应独立组卷,工程文件按单位工程组卷。
    (三)工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件、竣工图以及不同载体的材料,原则上要分别组卷,组卷应合理有序。
    (四)文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列。(详见附件1)
    图纸材料按建筑、结构、给排水、电气、暖通设备等专业排列组卷,同专业图纸按图号顺序排列。(详见附件1)
既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。
    (五)案卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。
    (六)案卷由归档文件和案卷封面、卷内目录、备考表组成。
    (七)案卷不宜过厚,以15-30 mm为宜,一般不超过40mm。
    二、案卷的整理
    (一)去除文件材料上的金属物,对破损的文件材料进行托裱。
    (二)文件材料卷对同一案卷来说,整理后卷内文件材料必须做到统一。规格有两种,一是297mm×210mm(A4),二是260mm×185mm(16K),在整理中应根据每卷具体情况而定。如一卷中A4规格的文件材料占多数,就以A4规格为该卷标准,卷内其他不同尺寸的材料,通过折叠、裱贴等达到统一。
    (三)图纸一律按手风琴折叠法,折成四号图幅规格(297mm×210mm),图签外露于右下角,图纸不应露白。
    三、案卷的编目
    (一)卷内文件编号。
    卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页号从“1”开始。单面书写的文件页号编在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
    成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。
    案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
    (二)卷内目录的编制。
    卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次和备注组成。(详见附件2:卷内目录样式)
    卷内目录放置于本卷首页之前。
    (三)卷内备考表的编制
    卷内备考表由本卷页数、说明、立卷人、审核人、时间组成。(详见附件3:卷内备考表样式)
    卷内备考表排列在本卷内文件材料的尾页之后。
    (四)案卷封面的编制。
    案卷封面采用内封面形式,主要内容有案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限。(详见附件4:案卷封面样式)
    案卷题名应简明扼要,准确揭示卷内文件材料的内容,便于保管和利用。案卷题名一般由建设单位名称、建设项目名称、工程名称、卷内文件材料内容四个部分(要素)组成。
    建设单位的名称,在命名时须用全称或通用简称。
    档号、档案馆代号由城建档案馆(室)填写。
    四、案卷装订、装具
    (一)案卷采用装订和不装订两种形式。即文字材料装订,图纸不装订。
    (二)装订应采用线绳三孔左侧装订法,一般距左侧20mm,装订线不得压字,要整齐、牢固、便于保管和利用。
    (三)工程档案移交时必须按案卷顺序装盒,案卷较薄时,可多卷装入一盒。卷盒的外表尺寸为310mmх220mm,厚度分别为20mm、30mm、40mm。卷盒应采用无酸纸制作。
    (四)卷盒封面无须填写,只须在卷盒脊背的“档号”栏用铅笔填写本盒内案卷的起止号,“案卷题名”栏用铅笔填写工程名称。 
    五、照片档案的归档整理规范另行规定。